La mise au courant est l’affaire du chef
Lorsqu’une nouvelle collaboratrice arrive au cabinet, une solide mise au courant doit avoir lieu durant les premiers jours ou les premières semaines. Cela permet à la «nouvelle» non seulement d’être plus rapidement dans le bain, mais aussi d’être d’emblée plus motivée et plus productive dans son travail. Malheureusement, la mise au courant est bien souvent négligée. Pourtant, tout le monde y gagne quand une nouvelle collaboratrice est rapidement mise au courant.
Souvent, les nouvelles collaboratrices sont jetées à l’eau et livrées à elles-mêmes. Elles perdent de ce fait un temps précieux à apprendre et à maîtriser les processus internes. Sans parler des erreurs qui n’ont pas lieu d’être et qui entachent la qualité du travail.
Ce n’est pas une fatalité. Si la phase d’initiation est rondement menée, les deux parties en profitent. En démarrant son travail de manière agréable, la collaboratrice se sent bienvenue et estimée et devient rapidement efficace et autonome dans l’exécution des tâches qui lui incombent. En outre, elle a plaisir à faire partie de l’équipe du cabinet et y restera plus longtemps. Cela permet non seulement de gagner du temps et d’éviter du stress, mais aussi d’économiser de l’argent, car le poste ne doit pas à nouveau être pourvu.
Trois étapes pour réussir une mise au courant
1. Bienvenue ! Un petit geste qui fait de l’effet. Lors de son premier jour, la nouvelle collaboratrice doit officiellement être accueillie par la cheffe ou le chef en personne. Plus qu’une question de style, cela signifie l’importance accordée aux collaboratrices dans un cabinet. Lors de l’accueil, tous les membres se présentent (nom, rôle, fonction).
2. Processus et tâches : après l’accueil, il convient de procéder à une mise au courant complète et structurée. La mise au courant peut être systématisée à l’aide d’une liste de contrôle, afin de ne rien oublier d’important. C’est à ce moment-là que l’on communique et explique les tâches exactes du poste, les processus de travail, les outils de travail, les interlocuteurs et les informations importantes.
3. Mentorat : même une collaboratrice bien formée et chevronnée doit apprendre à connaître les situations et les processus spécifiques à un cabinet. Une mentore doit être à la disposition de la nouvelle collaboratrice en qualité de personne de référence. Lors de séances régulières, elle répondra aux questions, contrôlera les tâches confiées et félicitera la nouvelle venue pour les progrès réalisés.
La réussite de la mise au courant d’une nouvelle collaboratrice se joue durant les premiers jours de travail, prévoyez donc assez de temps pour cela. L’expérience montre que le jeu en vaut la chandelle.
Conseil de lecture : vous trouverez de plus amples informations ainsi qu’une liste de contrôle détaillée relative à la mise au courant des nouvelles collaboratrices dans le livre Unternehmen Zahnarztpraxis – die Bausteine des Erfolgs (en allemand uniquement) de Tafuro Franzen, paru chez Springer-Verlag.
